Telefonkonferenz moderieren

Als Moderator einer Telefonkonferenz sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Konferenz. Unsere Tipps zum Moderieren Ihrer Telefonkonferenz sind nach dem zeitlichen Ablauf unterteilt:

Begrüßung der Konferenzteilnehmer #

• Begrüßen Sie jeden neuen Teilnehmer zum Einleiten in die Konferenz.
• Stellen Sie Personen vor, die nicht allen Teilnehmer der Konferenz bekannt sind. Nennen Sie die Position sowie Grund der Teilnahme an der Telko.
• Weisen Sie darauf hin, wenn die Telefonkonferenz aufgezeichnet werden sollte.
• Beginnen Sie mit den relevanten Inhalten der Telefonkonferenz erst, wenn alle Teilnehmer in der Konferenz sind.
• Überbrücken Sie die Zeit bis dahin mit etwas Small Talk.

Tipp: Im Kundenportal von SmartConference können Sie online sehen, welche Teilnehmer sich bereits im Konferenzraum befinden. Sie können in Ihren Konferenzraum-Einstellungen auch festlegen, ob von jedem Teilnehmer beim Eintritt in die Konferenz der Name aufgezeichnet werden soll.

Agenda durchgehen #

• Besprechen Sie die Agenda für die Telko.
• Fragen Sie, ob es Unklarheiten oder Änderungswünsche zum Ablauf oder zur Aufgabenverteilung gibt.
• Weisen Sie auf die wichtigsten Konferenzregeln hin (siehe unten).

Konferenz(teilnehmer) führen #

• Führen Sie die Teilnehmer Ihrer Konferenz und achten Sie auf Redezeiten: Fordern Sie bei zurückhaltenden Gesprächsteilnehmern den Redebeitrag ein, (über)aktive Redner müssen Sie möglicherweise bremsen.
• Konzentrieren Sie sich auch auf die Zwischentöne, um eventuelle Probleme oder Ablehnung herauszuhören.
• Wiederholen Sie die wichtigsten Zwischenstände, fragen Sie, ob Unklarheiten bestehen.
• Behalten Sie die Uhr im Blick und stellen Sie sicher, dass alle Agendapunkte besprochen werden.

Ende der Konferenz #

• Am Ende der Telefonkonferenz sollten Sie die wichtigsten Ergebnisse und Aufgabenverteilungen noch einmal zusammenfassen.
• Fragen Sie die einzelnen Teilnehmer, ob es noch Fragen oder Unklarheiten gibt.
• Informieren Sie die Konferenzteilnehmer über die nächsten Schritte (des Projekts) und ggf. über Folgetermine.
• Verabschieden Sie sich von allen beteiligten Personen und bedanken Sie sich für die Teilnahme an Ihrer Telefonkonferenz.
• Legen Sie den Hörer auf