Als Moderator einer Telefonkonferenz sorgen Sie für einen reibungslosen Ablauf der Konferenz. Unsere Tipps zum Moderieren Ihrer Telefonkonferenz sind nach dem zeitlichen Ablauf unterteilt:
Begrüßung der Konferenzteilnehmer
- Begrüßen Sie jeden neuen Teilnehmer zum Einleiten in die Konferenz.
- Stellen Sie Personen vor, die nicht allen Teilnehmer der Konferenz bekannt sind. Nennen Sie die Position sowie Grund der Teilnahme an der Telko.
- Weisen Sie darauf hin, wenn die Telefonkonferenz aufgezeichnet werden sollte.
- Beginnen Sie mit den relevanten Inhalten der Telefonkonferenz erst, wenn alle Teilnehmer in der Konferenz sind.
- Überbrücken Sie die Zeit bis dahin mit etwas Small Talk.
Tipp: Im Kundenportal von SmartConference können Sie online sehen, welche Teilnehmer sich bereits im Konferenzraum befinden. Sie können in Ihren Konferenzraum-Einstellungen auch festlegen, ob von jedem Teilnehmer beim Eintritt in die Konferenz der Name aufgezeichnet werden soll.
Agenda durchgehen
- Besprechen Sie die Agenda für die Telko.
- Fragen Sie, ob es Unklarheiten oder Änderungswünsche zum Ablauf oder zur Aufgabenverteilung gibt.
- Weisen Sie auf die wichtigsten Konferenzregeln hin (siehe unten).
Konferenz(teilnehmer) führen
- Führen Sie die Teilnehmer Ihrer Konferenz und achten Sie auf Redezeiten: Fordern Sie bei zurückhaltenden Gesprächsteilnehmern den Redebeitrag ein, (über)aktive Redner müssen Sie möglicherweise bremsen.
- Konzentrieren Sie sich auch auf die Zwischentöne, um eventuelle Probleme oder Ablehnung herauszuhören.
- Wiederholen Sie die wichtigsten Zwischenstände, fragen Sie, ob Unklarheiten bestehen.
- Behalten Sie die Uhr im Blick und stellen Sie sicher, dass alle Agendapunkte besprochen werden.
Ende der Konferenz
- Am Ende der Telefonkonferenz sollten Sie die wichtigsten Ergebnisse und Aufgabenverteilungen noch einmal zusammenfassen.
- Fragen Sie die einzelnen Teilnehmer, ob es noch Fragen oder Unklarheiten gibt.
- Informieren Sie die Konferenzteilnehmer über die nächsten Schritte (des Projekts) und ggf. über Folgetermine.
- Verabschieden Sie sich von allen beteiligten Personen und bedanken Sie sich für die Teilnahme an Ihrer Telefonkonferenz.
- Legen Sie den Hörer auf 😉