Die richtige Organisation hilft beim reibungslosen Ablauf Ihrer Telefonkonferenz. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte, die Sie als Organisator bei der Vorbereitung Ihrer Konferenz beachten sollten:
Legen Sie den Umfang der Telefonkonferenz fest
- Inhalt des Telefonmeetings bestimmen (Was soll besprochen werden?)
- Teilnehmer-Kreis festlegen (Wer muss an dem Termin teilnehmen?)
- Dauer der Telefonkonferenz eingrenzen (Wie lange brauchen wir für den Termin?)
Erstellen Sie eine „Telko-Agenda“
- Nennen Sie den genauen Termin für die Telko.
- Weisen Sie darauf hin, dass der Termin per Telefonkonferenz stattfindet.
- Listen Sie die wichtigsten Themen/Unterpunkte auf.
- Bestimmen Sie, welcher der Teilnehmer der Moderator sein wird, wer ein Protokoll verfasst und wer ggf. nur als passiver Zuhörer an der Konferenz teilnimmt.
Teilnehmer zur Konferenz einladen
- Schicken Sie den Teilnehmern der Konferenz eine Einladung zum Termin (am besten per E-Mail).
- Schicken Sie die Agenda im E-Mail-Text oder als Anhang zur E-Mail.
- Nennen Sie die Einwahlnummer zum Konferenzraum sowie die PIN, um in den Konferenzraum zu gelangen.
- Weisen Sie auf die wichtigsten Steuerungsfunktionen während der Konferenz hin (z.B. stumm schalten oder leiser stellen der eigenen Leitung).
Besonderheiten bei Teilnehmern aus dem Ausland
- Achten Sie auf die Zeitzonen, wenn Sie Telefonkonferenzen mit Teilnehmern aus dem Ausland planen.
- Legen Sie bei internationalen Telefonkonferenzen eine einheitliche Konferenzsprache fest (z.B. Englisch).
- Kommunizieren Sie die internationalen Einwahlnummern für Konferenzteilnehmer außerhalb Deutschlands (wobei bei SmartConference die deutsche Einwahlnummer auch aus dem Ausland erreichbar ist).