Tipps und Tricks

So organisieren Sie Ihre Telefonkonferenz

77 views 27. November 2018 27. November 2018 fgoetz 0

Die richtige Organisation hilft beim reibungslosen Ablauf Ihrer Telefonkonferenz. Hier finden Sie die wichtigsten Punkte, die Sie als Organisator bei der Vorbereitung Ihrer Konferenz beachten sollten:

Legen Sie den Umfang der Telefonkonferenz fest

  • Inhalt des Telefonmeetings bestimmen (Was soll besprochen werden?)
  • Teilnehmer-Kreis festlegen (Wer muss an dem Termin teilnehmen?)
  • Dauer der Telefonkonferenz eingrenzen (Wie lange brauchen wir für den Termin?)

Erstellen Sie eine „Telko-Agenda“

  • Nennen Sie den genauen Termin für die Telko.
  • Weisen Sie darauf hin, dass der Termin per Telefonkonferenz stattfindet.
  • Listen Sie die wichtigsten Themen/Unterpunkte auf.
  • Bestimmen Sie, welcher der Teilnehmer der Moderator sein wird, wer ein Protokoll verfasst und wer ggf. nur als passiver Zuhörer an der Konferenz teilnimmt.

Teilnehmer zur Konferenz einladen

  • Schicken Sie den Teilnehmern der Konferenz eine Einladung zum Termin (am besten per E-Mail).
  • Schicken Sie die Agenda im E-Mail-Text oder als Anhang zur E-Mail.
  • Nennen Sie die Einwahlnummer zum Konferenzraum sowie die PIN, um in den Konferenzraum zu gelangen.
  • Weisen Sie auf die wichtigsten Steuerungsfunktionen während der Konferenz hin (z.B. stumm schalten oder leiser stellen der eigenen Leitung).

Besonderheiten bei Teilnehmern aus dem Ausland

  • Achten Sie auf die Zeitzonen, wenn Sie Telefonkonferenzen mit Teilnehmern aus dem Ausland planen.
  • Legen Sie bei internationalen Telefonkonferenzen eine einheitliche Konferenzsprache fest (z.B. Englisch).
  • Kommunizieren Sie die internationalen Einwahlnummern für Konferenzteilnehmer außerhalb Deutschlands (wobei bei SmartConference die deutsche Einwahlnummer auch aus dem Ausland erreichbar ist).

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